Ania Kruk

5 prostych tricków, które ułatwiają mi pracę.

Hej! Dzisiejszy piątek jest znów biznesowy. Dalej piszę do Was ze słonecznej Hiszpanii, ale plus jest taki, że czasem mogę pracować na odległość, i wykorzystuję to, kiedy chcę się skupić na projektach i analizach, bez ciągłych spotkań i dzwoniącego telefonu. No i to hiszpańskie jedzenie… Dziś taka refleksja: 5 prostych tricków, które ułatwiają mi pracę. Nie, żebym była mistrzem efektywności, coachem lub guru biznesu, ale po kilku latach prowadzenia firmy, testowania miliona aplikacji, szukania rozwiązań na ułożenie pracy sobie i mojemu zespołowi, mam kilka refleksji, które mogą (ale nie muszą) się Wam przydać. Lecimy!

1. RÓB PLAN


Wszyscy, którzy ze mną pracują wiedzą, że jestem fanem myślników i list w punktach. I nie mówię tu o planie dnia, bo tak nigdy nie umiałam funkcjonować, ani żadnej aplikacji do zarządzania projektami – testowałam milion i nic nigdy nie sprawdziło się tak jak kartka papieru lub zwykły notatnik na komputerze. Nawet nie Word czy inny program do edycji tekstu, bo przez moje typograficzne skrzywienie zaczynam się wtedy bawić w ustawianie grubości, odległości i zasady składu, i to odciąga mnie od misji właściwej – jaką jest TREŚĆ, a nie FORMA (to samo z aplikacjami - za dużo myślałam o tym, żeby może podzielić sobie projekty na takie bloki, a może inne, a może tak zsynchronizować – niż w efekcie miałam z tego pożytku).

Każdy nowy projekt lubię rozpisać, wyznaczyć cele, podzielić na następne kroki. Wykonalne, najlepiej w ciągu godziny lub dwóch. Nie jestem robotem, nie robiłam tak od początku – nauczyłam się tego z czasem, kiedy projektów robiło się coraz, coraz więcej. I każdy z nich prowadziłam z inną częścią zespołu. I po jakimś czasie nie pamiętałam już szczegółów, i jeśli ktoś do mnie wracał z pytaniem a propo którejś części projektu - po prostu już za Chiny nie pamiętałam o co chodziło. Dlatego w momencie kiedy zaczynasz – rozpisz kroki w jasny sposób, tak, żeby ta lista mogła funkcjonować bez Ciebie. Wszystkie kluczowe informacje. Następne kroki.

Ważne: nikt nie lubi zadań, które są wielkie. Sam się wtedy zniechęcasz do działania „O jaaaaa, ale mi się nie chce zaczynać”. Dlatego rozbijasz je na kroki. I jeśli pierwszy krok jest mały, i już go zrobisz, to projekt Cię wciągnie i już nie będzie tak trudno zrobić następne.


2. PODEJMUJ DECYZJE - TU I TERAZ
To ważny trick - i trudny, którego ciągle się uczę. Nikt z nas nie lubi podejmować decyzji. Tak jesteśmy skonstruowani, że po prostu, najzwyczajniej, często nam się nie chce. Mówisz „potem o tym zdecydujemy”, albo „w sumie to obojętnie”, albo „ktoś inny zadecyduje”.
I potem wychodzą błędy i niedomówienia. Tego nauczyłam się z doświadczenia. Musisz, musisz, musisz podejmować decyzje, i nie odkładać tego na później, tylko robić to wtedy, kiedy rozmawiacie o projekcie. Przykład (bo może tłumaczę zbyt abstrakcyjnie): jesteśmy na spotkaniu gdzie ustalamy strategię nowego projektu. Pojawiają się wątpliwości. Lepiej przegadać to od razu, i wybrać jedną z opcji, niż powiedzieć: „to jeszcze to przemyślimy”. Bo jak ulegasz wewnętrznemu lenistwu mówiąc „jeszcze to przemyślisz”, to cały projekt się rozwleka, ty w międzyczasie nie doznasz magicznego olśnienia, i w efekcie zmarnujesz czas Twój i zespołu, bo jak usiądziesz do decyzji tydzień później, to ona wcale nie będzie lepsza ani mądrzejsza. Będzie tylko… później.
Uwaga: jedyna opcja kiedy to się nie sprawdza, to kiedy dochodzicie do wniosku, że potrzebujesz dodatkowych informacji - raportu, analiz, opinii, żeby podjąć decyzję.


3. NOTATKI & MAILE
Patrz podpunkt o planie. Zdarza się, że po prostu NIE PAMIĘTASZ szczegółów projektu, ustaleń, podjętych wcześniej decyzji. I to nie znaczy, że one były błędne, czy mało istotne. To znaczy, że Twoja pamięć funkcjonuje według zdrowego schematu i stara się wyrzucać wszystkie rzeczy, których w danej chwili nie potrzebuje. I to jest dobre i zdrowe – inaczej byśmy zwariowali.

Dlatego ważne jest notowanie. Nawet jeśli wydaje ci się, że „przecież na pewno będziesz pamiętać” – lepiej to zanotować. Po spotkaniu – wysłać podsumowanie na maila. Ile razy uratował Cię mail wysłany wcześniej, gdzie mogłaś doszukać się wszystkich informacji? No właśnie.

Tricki extra-pro (lekko wskazujące na to, że jestem freakiem) :
- tytuły maili takie, żeby można je było potem odszukać (Ile razy szukałam wpisując na przemian kartoniki online / opakowania online / pudełka online / wycena pudełek … )
- pliki z notatkami ponazywane wg systemu. U mnie wszystko zawsze najpierw ma np. 2016_08_ i potem reszta. Od razu kiedy otwieram jakiś katalog wszystko układa mi się chronologicznie.


4. WPROWADZAJ STANDARDY - TAM GDZIE SIĘ DA.
Nie mówię tu o certyfikatach jakości ISO czy korpo-regułkach. Ale o porządkowaniu procesów w pracy i zwykłym ludzkim szukaniu usprawnień. Szczególnie tam, gdzie jakaś czynność jest powtarzalna. Przychodzi do Ciebie sto razy to samo pytanie na maila – po dwóch razach przygotuj sobie odpowiedź, którą masz w notatkach, kopiuj i wysyłaj. Poświęć czas, żeby raz przygotować ładną prezentację, którą potem możesz tylko lekko modyfikować, albo jej nie modyfikować i traktować jako punkt wyjścia do dalszych rozmów. Ustal, spisz i zachowaj jakie są zasady przy danym projekcie, żeby nie musieć ciągle odpowiadać na te same pytania. Warto poświęcić czas i raz coś przygotować dobrze, niż za każdym razem robić szybko i po łebkach.
Zła wiadomość: oczywiście, standardy są po to, żeby je aktualizować :) I jedna prezentacja nie starczy nam na kilka lat, a oferty trzeba aktualizować. Ale to jak z robieniem planu: jak już masz zrobiony pierwszy krok, to zrobić drugi, jest o wiele, wiele łatwiej.


5. PROŚ O FEEDBACK i OPINIĘ
Ważny punkt! Co dwie głowy to nie jedna. Każdy feedback, nawet ten irytujący :) otwiera Tobie głowę na inne opcje, sprawia, że na nowo mierzysz się z tematem. Opinia drugiej osoby, to zawsze inny punkt widzenia – zwróci uwagę na jakiś detal, inaczej odczyta dany komunikat. To dobrze, bo Twój produkt jest dla innych, nie tylko dla Ciebie.
To bardzo trudne, się czasem nie irytować, kiedy inni komentują Twoją pracę. Sposób kulturalny? Siedzieć cicho (a przynajmniej próbować), a potem zobaczysz, i tak te komentarze i feedback zakiełkują w Twojej głowie i sprawią, że na nowo przemyślisz sprawę i wprowadzisz zmiany. Czasem takie, jakie miała na myśli osoba opiniująca, a czasem zupełnie inne – ale wynikające z Waszej dyskusji.
To samo z decyzjami. Warto spytać innych co sądzą na dany temat, którą opcję Tobie rekomendują. Wtedy działa ten mechanizm: nie zaczynasz od zera, tylko masz już jakąś opinię, z którą się zgadzasz, lub nie. I od razu łatwiej ruszyć.


Tyle moich dzisiejszych mądrości, mam nadzieję, że moje zawiłe tłumaczenia na coś Wam się przydadzą. ANIA KRUK ma już ponad 4 lata, a każdy rok to były dla mnie lata świetlne nauki biznesu. Dziś mały wycinek z tego, co się nauczyłam.

Pozdrawiam Was!
Ania
Trwa ładowanie komentarzy...